AULA 2 - A elaboração de um projeto
Um projeto, considerado em sentido formal e limitado, constitui apenas um
documento que retrata um processo de planejamento pelo qual se tomam decisões
a respeito de resumos de ação, emprego de recursos e de esforços, bem como se
especificam ações e condições necessárias para resolver problemas, alterar uma
situação ou criar novas. A partir de tal consideração, a tendência de planejadores é
a de focalizarem o documento e não os processos e respectivos resultados que se
pretende ao elaborá-lo.
Elaborar projeto significa planejar cursos específicos e dinâmicos de ação, tendo-se
em mente articular todos os elementos envolvidos (pressupostos, objetivos, objeto,
método e seus desdobramentos, clientes, condições físicas, materiais, financeiras e
circunstâncias necessárias para sua execução), a partir de uma visão concreta da
realidade e comprometimento com a sua transformação.
Em seu sentido mais amplo, e na realização plena do seu significado, o mais
importante não é o documento produzido pelo planejamento, e sim o processo
mental e social que envolve o empreendimento que mobiliza e que se faz presente
na ação inteligente dos integrantes do projeto, que cria a predisposição e
determinação para agir visando consequências concretas e positivas. Nesse sentido
a elaboração de um projeto corresponde a um processo de mobilização e promoção
de sinergia para a ação organizada e consistente.
a) Identificação do projeto
Tem por objetivo apresentar as informações básicas para sua caracterização geral,
de modo a dar uma ideia sobre a sua abrangência e aspectos gerenciais básicos. É
o seu título, que traduz a natureza do projeto; a unidade ou setor onde será
realizado; o programa do qual faz parte; os responsáveis pela sua execução; a
determinação do período de tempo para sua execução; o cliente a que se destina e
o orçamento.
b) Descrição da situação-problema
É a descrição de uma realidade específica, mediante análise de todos os seus
aspectos importantes de modo a caracterizar, com clareza e objetividade, de uma
situação que demanda ação de inovação, melhoria ou transformação. A adoção da
palavra “problema” trata-se de um termo convencional da Metodologia Científica que
diz respeito ao foco de atenção ao projeto “problematizado”, isto é questionado de
modo a construir uma visão de novas realidades. É necessário realizar análises bem
fundamentadas, considerando elementos contextuais (a evolução da situação e sua
relação com o modo de ser e de fazer), elementos comparativos (identificação de
paralelos com elementos de outras situações semelhantes), elementos analíticocríticos
(evidencia a complexidade e a dinâmica da situação vivenciada) e teóricos.
Nessa fase surgem as perguntas: “Quais são os processos relacionados à situação
considerada?”, “Quem é o cliente? Quais as suas necessidades presentes e
futuras?” “Como estão organizados os processos de trabalho?”.
c) Proposição de objetivos
A descrição do objetivo propõe um resultado alcançável num tempo limitado, de
modo a estabelecer um compromisso de trabalho.
Exemplo de um objetivo voltado para a área de Suprimentos: integrar e otimizar o
processo de aquisição de bens e serviços. A redação correta é “Garantir a oferta de
bens e serviços adequados, suficientes e em tempo hábil, para sua aquisição ágil,
eficaz e proativa”. Portanto, a proposição de objetivo geral pressupõe que se tenha
claro o foco unitário e que se entende bem e claramente o significado e alcance
do(s) conceito(s) nele(s) inserido(s).
Objetivos específicos: apontam para dimensões e aspectos julgados importantes e
necessários para a efetivação do(s) objetivo(s) geral(ais). Exemplo: “Definir o
processo de regulação das compras e contratação de serviços”, “Delinear o âmbito
de decisão sobre a realização de compras e de serviços”.
d) Definição de metas
Uma meta corresponde a uma declaração quantitativa dos resultados do projeto,
declaração esta proposta de forma mensurável, de maneira a determinar o foco
específico da avaliação.
Por exemplo: dado o objetivo de qualificar funcionários para a melhoria na prestação
de serviços, um projeto propõe como meta: treinar 35 vendedores no atendimento
a clientes, visando um aumento em 20% da clientela até dezembro.
e) Delineamento de método, estratégias e procedimentos
Constitui-se numa lógica que propõe e estabelece a unidade da ação a ser
desencadeada. É justamente a proposição de método que garante a flexibilidade
do projeto e a sua fluidez diante de imprevistos, enquanto na ausência dele surgem
impasses, imobilização, paradas, atrasos e desvirtuamentos,
f) Especificação de cronograma
A proposição do cronograma permite, portanto ajustar no tempo a proposição de
resultados, tanto intermediários como finais, estabelecendo importantes parâmetros
de monitoramento e avaliação do projeto.
g) Identificação de recursos e custos
Um projeto não deve produzir resultados que valham menos do que custa para
promovê-lo. Sempre se deve esperar com a sua implementação um retorno positivo
na relação custo-benefício.
h) Proposição de monitoramento e avaliação
Todo projeto deve ter incorporado um conjunto de técnicas e procedimentos de
monitoramento da sua execução e avaliação dos resultados, de modo não apenas a
garantir a sua execução no tempo planejado, com os recursos previstos, mas
também, e, sobretudo a identificar a necessidade de medidas corretivas durante o
processo. Sem o monitoramento do projeto não se pratica a sua gestão ou
gerenciamento.
O monitoramento é uma atividade contínua, sistemática e regular que objetiva
determinar se a implantação e implementação do projeto são realizados de acordo
com o planejado.
A avaliação, embora associada ao monitoramento, corresponde ao processo de
medida e de julgamento dos resultados parciais e finais obtidos pelo projeto e seu
impacto sobre a realidade. Corresponde, portanto, a uma verificação de eficácia do
projeto.
De acordo com um artigo da revista Fortune: “A gerência de projetos é a onda do
futuro”, “ gerenciar projetos é gerenciar mudanças”, a segurança no emprego é uma
coisa ilusória na gerência de projetos., já que cada projeto tem princípio, meio e
fim”, “ os projetos constituem uma nova classe de administradores que preenchem
o nicho anteriormente ocupado por gerentes de nível médio” Lembre-se disso!
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