AULA 5 - Gerenciamento do projeto
Uma vez que as tarefas tenham sido identificadas, o tempo e os recursos
necessários ao seu cumprimento devem ser determinados. Este processo é
chamado “estimativa”. Erros na estimativa da duração e custos das tarefas são as
principais causas de falhas em projetos.
A ferramenta mais útil para o cumprimento destas tarefas é a Estrutura Analítica das
Tarefas (WBS). A ideia básica é simples: uma tarefa complicada é subdividida em
várias tarefas menores. Este processo pode continuar até não ser mais possível a
subdivisão, situação na qual será provavelmente mais fácil estimar quanto dura e
quanto custa cada parcela da tarefa.
Por exemplo: se quero limpar um quarto, devo começar guardando as roupas,
brinquedos e outras coisas que estejam espalhadas. Um aspirador poderá ser
utilizado para remover a poeira do carpete. As janelas poderão ser lavadas e as
paredes limpas. A poeira dos móveis poderá ser espanada. Todas estas tarefas
são subtarefas desempenhadas para limpar o quarto.
A principal ideia da WBS é registrar todas as tarefas. Se você e outros membros da
equipe estiverem pensando seqüencialmente, não há motivo para preocupação, mas
não perca muito tempo tentando diagramar a sequência, ou o processo de
identificação das tarefas se tornará lento. A WBS típica tem de três a seis níveis.
Vinte níveis é o máximo.
Quando você está desenvolvendo produtos, o nível de tarefa vai ser um componente
do conjunto desenvolvido. Por exemplo, em um projeto de avião, fuselagem, asas,
sistema de navegação, motores devem ser desenvolvidos. Embora concretas, ainda
assim desenvolvê-las é uma atividade.
A WBS é uma boa maneira de demonstrar o escopo da tarefa. Quando se mostra
um projeto na forma WBS, fica claro para a maioria das pessoas o motivo dos altos
custos. De fato, algumas vezes o grupo de planejamento é atropelado pelacomplexidade e magnitude da WBS. Se isto impressiona estes profissionais, pense
no impacto sobre os leigos. Atribuir responsabilidades pelas tarefas é outro uso
importante da WBS. Cada tarefa a ser desempenhada deve ser atribuída a uma
pessoa, especificamente. Estas atribuições podem ser listadas em um relatório
separado, frequentemente chamado Tabela de Responsabilidades.
Sistema de controle de mudanças
O SCM define os procedimentos para alterações no escopo do projeto. Inclui
documentação, sistemas e níveis de aprovação necessários para mudanças.
Quando o projeto está sendo realizado mediante contrato, o SCM deve contemplar
os detalhes da mudança.
Principais causas de fracassos em projetos
• As metas e objetivos são mal estabelecidos;
• Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
• As estimativas financeiras são pobres ou incompletas;
• O projeto é baseado em dados insuficientes ou inadequados;
• O sistema de controle é inadequado;
• Projeto sem gerente ou com vários;
• Não foi destinado tempo para o planejamento do projeto;
• Não se conheciam as necessidades dos clientes;
• Ineficiência no emprego de recursos;
• Falta de dedicação por parte dos membros da equipe;
• Conclusão do projeto fora do prazo;
• Opinião pública desfavorável.
Principais causas de sucesso em projetos
• Acompanhamento adequado da alta administração;
• Planejamento efetivo no início;
• Autoridade e responsabilidade delegadas;• Planejamento eficaz de contingências;
• Compromisso do cliente no projeto;
• Objetivos realistas quanto a custo e programação;
• Aplicação de modernos conceitos e processos gerenciais;
• Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle do uso de recursos do
projeto.
Benefícios da gestão de projetos
Os benefícios relacionam-se diretamente à eficiência da organização e à sua
capacidade de administrar mudanças de maneira mais eficaz. Eficácia e eficiência
combinam-se para dar a medida dos benefícios produzidos. Nos projetos, os
benefícios estão relacionados diretamente às metas.
No ambiente de projeto, os benefícios são vistos como:
a) Técnicos: o resultado do produto do projeto.
Para a organização:
1. Melhora da produtividade, fornecendo o caminho mais direto para a solução do
problema;
2. Aumento dos lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia em
soluções erradas;
3. Melhores tomadas de decisões na continuação e no término dos esforços de
trabalho.
Para os líderes e membros das equipes de projetos:
1. Maior satisfação no trabalho;
2. Melhor acompanhamento e controle de trabalho por meio de melhores
informações;
3. Menor esforço (horas de trabalho) com melhores resultados.
b) Satisfação do cliente: o que o cliente sente quanto ao valor do produto final
e outros fatores.
1. Confiança na apresentação do produto solicitado;
2. Confiança na entrega no prazo e dentro do preço;
3. Melhor definição do produto e melhor comunicação dos próprios requerimentos.
c) Prazo de entrega: o cumprimento da data em que se precisa do produto.
d) Preço / custo: o preço ou o custo não ultrapassou o valor apresentado.
“Projetar é como remar: remar de costas, olhando para trás, pensando para frente.”
Amir Klink
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