Gerenciando Crises - Parte 04

4 – Evitando a crise

4.1 – A silenciosa tarefa de evitar crises

Crises tratadas de forma inadequada, freqüentemente, atraem mais a atenção da mídia. Entretanto, não ouvimos com freqüência sobre crises que foram evitadas. Lembra-se do bug do milênio? Em 1º de janeiro de 2000, virtualmente, todos os computadores do mundo mudaram o calendário para o novo milênio sem dificuldades. Aqueles que esperavam enfrentar problemas ouviram apenas rumores sobre uma crise que havia sido evitada. As empresas trabalharam durante anos para resolver o problema do bug do milênio antes que ele acontecesse. E seus esforços foram recompensados.

É claro, gerentes de todos os níveis de uma organização intercedem e evitam crises menores todos os dias.

• Um representante de vendas percebe que o nome de um cliente está escrito incorretamente em todas as páginas de uma grande proposta de vendas. O gerente destrói todas as cópias, faz as correções e vai até uma copiadora 24 horas, onde imprime as novas propostas, evitando, dessa forma, que a empresa perca um importante contrato.
• Um gerente prevê um déficit no fluxo de caixa, toma providências para antecipar recebimentos e certifica-se de que uma linha de crédito está disponível no banco da empresa, caso o dinheiro em caixa efetivamente não venha a se realizar.
• Ao ser informado de que um funcionário-chave está deixando a empresa, um gerente toma as medidas necessárias para encontrar um substituto em vez de deixar tudo para a última hora.

Todos esses gerentes estão ativamente envolvidos em evitar crises. É o trabalho deles.

4.2 – Faça um levantamento de crises potenciais

A maior parte dos gerentes já está sintonizada com possíveis e prováveis crises e toma medidas para evitá-las. Entretanto, você pode se tornar ainda mais eficaz preparando-se para crises, mesmo quando as coisas estão indo bem. O primeiro passo é fazer um levantamento de crises potenciais. Procure por coisas que estão dando errado agora ou que, potencialmente, podem dar errado no futuro.

Um levantamento de crises potenciais parece ser mais um item na sua longa lista de coisas para fazer, porém fazer uma análise das coisas que têm o potencial de dar errado não deve ser visto apenas como mais um item a ser espremido em seu dia, já todo tomado, mas como uma importante parte do planejamento de longo prazo da sua empresa ou do seu departamento.

Um levantamento de crises potenciais envolve as seguintes etapas:

1) Faça do planejamento para enfrentar crises parte do seu planejamento estratégico. Incorpore o levantamento de crises potenciais ao seu processo de planejamento estratégico geral. Quer você seja o administrador de seu próprio negócio ou de um departamento, você ainda tem de planejar estrategicamente visando ao futuro, e esse planejamento precisa incluir o planejamento para enfrentar crises.

2) Reúna-se e compartilhe idéias. Os pontos de vista das pessoas sobre crises potenciais com freqüência divergem enormemente. Nenhuma pessoa possui todas as informações de que uma empresa precisa. Você pode conseguir informações surpreendentes conversando com pessoas de outras áreas do seu departamento, da sua divisão ou empresa. Trabalhe com colegas do seu departamento e de outros para analisar a sua situação.

3) Faça a análise SWOT a partir da perspectiva de uma crise. Uma ferramenta muito útil para planejamento estratégico é a análise SWOT. Faça essa análise especificamente a partir da perspectiva da crise?Afinal de contas, em geral, as crises surgem de fraquezas internas ou ameaças externas.

Quais são as fraquezas internas da sua organização? Onde uma crise poderia ocorrer em seus procedimentos empresariais normais? Por exemplo, o seu quadro de funcionários está tão reduzido que se um deles sair você não poderia continuar com suas operações normais? Ou a sua infra-estrutura está obsoleta e remendada? Você está tendo problemas com o controle de qualidade, e isso poderia desagradar ou prejudicar o cliente?

Quais são as suas mais prováveis ameaças externas? Qual dessas ameaças poderia ser a mais nociva para a sua empresa? Os seus concorrentes poderiam lançar um produto radicalmente novo, tornando o seu obsoleto?

Observação: Freqüentemente, as pessoas se recusam a reconhecer a maior ameaça que paira sobre a empresa. Ignorando a realidade, qualquer ação construtiva que possa evitar ou diminuir o impacto do problema é deixado de lado. Por exemplo, se a sua empresa tem produzido com sucesso uma importante linha de produtos, mas o gerente se recusa a reconhecer um novo e inovador produto que, finalmente, tornará a sua linha de produtos obsoleta, é bem provável que a sua empresa não sobreviva.