Passos para fazer um levantamento de crises potenciais
- Selecione uma equipe de gerenciamento de crise.
Tenha como perspectiva formar uma equipe de gerenciamento de crise diversificada. É bem provável que as pessoas na sua empresa tenham idéias bem divergentes no que diz respeito a crises potenciais. É possível que as resposta dadas por um grupo de contadores não sejam as mesmas de um grupo de relações públicas.
Caso você não tenha muita escolha em sua divisão (por exemplo, todos os funcionários são representantes de venda), talvez você decida convidar para fazer parte da equipe pessoas de outra divisão que, por serem de fora, terão outra perspectiva. Podem ser pessoas de divisões com as quais você trabalha regularmente – o departamento de vendas pode precisar de alguém da divisão de marketing e de alguém da divisão de tecnologia da informação para fazerem parte de uma equipe, ou o departamento de compras talvez queira convidar um representante da divisão de expedição e entrada de mercadorias. Você pode até mesmo convidar uma pessoa de fora, como um fornecedor ou um cliente-chave. Afinal de contas, a prevenção de uma crise é tanto do interesse deles quanto seu.
- Organize uma reunião de brainstorming.
Reúna seu grupo com o único propósito de realizar brainstormings de crises potenciais que possam estar ameaçando a sua organização. Compartilhar informações e pontos de vista vai ajudar os membros do grupo a se concentrarem nos problemas e a encontrarem melhores soluções. Os resultados serão muito mais conscientes, focados e construtivos.
- Mantenha a equipe focada nas quatro categorias de crise.
Muitas pessoas podem ter suas próprias idéias sobre crises potenciais, mas você pode abrir a mente dessas pessoas, pedindo-lhes que considerem as seguintes quatro categorias:
- Desastres sanitários e ambientais
- Falhas tecnológicas
- Economia e mercado
- Relacionamentos
Você pode introduzir esse conceito durante a reunião ou pedir aos membros que pensem sobre essas coisas antes da reunião e venham preparados com idéias
- Identifique as crises de maior interesse.
Faça com que a sua equipe de gerenciamento de crise identifique as crises potenciais com maior probabilidade de acontecer e que causariam os resultados mais negativos.
Uma vez que, provavelmente, você não pode predizer todas as crises que poderiam ocorrer, limite-se às crises de maior preocupação para a sua organização.
- Avalie os esforços atuais para evitar crises.
Examine a forma como você evita as crises, reage diante delas e aprende com elas. Considere
- A forma como você analisa as crises passadas e as crises recentes. Se você lida com crises e aprende com elas de forma positiva, você possui uma boa base para construir
- De que forma estão organizados sistemas como estruturas formais de relatórios, redes informais de comunicação e descrições de cargos, de tal forma que possam contribuir para agravar ou conter a crise
- Planos e sistemas de prevenção já estabelecidos para detectar e evitar crises
- Planos de comunicação de crises já em vigor ou que precisam ser desenvolvidos
- No que diz respeito a evitar uma crise, quem está envolvido nela ou quem é a pessoa responsável por ela
Passos para desenvolver um planejamento para evitar ou lidar com uma crise
- Identifique os gargalos e os pontos falhos.
Quais os fatores que poderiam agravar uma crise? Falta de pessoal? Nenhum plano de evacuação? Tecnologia? Aspectos climáticos? Falta de dinheiro? Falta de conhecimento? Analise os pontos falhos e gargalos e então determine como lidar com eles.
- Crie um plano de demanda de recursos.
Dependendo do tipo de crise, leve em consideração o que poderá ser necessário para solucioná-la e, então, providencie que esses recursos estejam disponíveis quando forem solicitados. Por exemplo, funcionários que viajam para regiões perigosas do mundo podem precisar de acesso rápido a dinheiro. Determine os recursos necessários, como você irá obtê-los e quem vai ser responsável por eles.
- Crie um plano de comunicação.
Decida quem deverá ser informado sobre a crise – incluindo pessoas internas e externas. A seguir, desenvolva um plano de comunicação para que cada pessoa-chave seja informada quando necessário. O plano de comunicação pode ser simples como uma lista de contatos de emergência ou um diagrama de comunicação mais complexo especificando o fluxo de mensagens.
- Distribua planos de demanda de recursos e comunicação.
Certifique-se de que todas as pessoas-chave tenham e entendam os planos de demanda de recursos e comunicação. Convoque uma reunião para revisar os planos e reveja o papel de cada pessoa durante uma emergência. Um treinamento simulado de crise pode até ser executado para analisar se os planos vão realmente funcionar.
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